Jak vytvořit finanční plán

V tomto článku si vysvětlíme, proč je finanční plán nezbytný a jak jej krok za krokem vytvořit. A nepropadejte panice, já s čísly v Excelu taky nebyl moc velký kamarád a když v Shoptetu se mnou mluvil náš kápo přes finance, nebo účetní, tak mě hlava vždy začala bolet do dvou minut. Takže si připravíme něco jednoduchého a přehledného pro nás, běžné smrtelníky, ne cifršpióny a jiné divnolidi.

A jako bonus dostanete na konci článku odkaz na vzorový template základního finančního plánu, ať se hnedle od začátku moc nepředřete, chásko líná!

Proč je finanční plán důležitý?

1. Pomáhá pochopit podnikání: Finanční plán vám hlavně dá přehled o tom, co se skutečně ve vaší firmě děje a umožní podrobně nahlédnout do příjmů, výdajů a ziskovosti vaší firmy. Díky tomu budete mít přehled o tom, co funguje a co je třeba zlepšit.
2. Připravuje vás na budoucnost: Pomocí finančního plánu můžete předpovědět finanční výkonnost firmy, identifikovat období s nízkými příjmy a připravit se na ně.
3. Podporuje rozhodování: Pomůže vám rozhodnout, zda (a kdy) si můžete dovolit rozšířit výrobu, najmout další zaměstnance nebo investovat do marketingu.
4. Získává důvěru investorů: Pokud hledáte investory nebo chcete získat úvěr, finanční plán je jedním z prvních dokumentů, který budou vyžadovat.
5. Minimalizuje rizika: Jasná představa o cash flow a nákladech pomáhá předcházet finančním problémům.

Základní slovíčka

Než se ale pustíme do návodu, jak vaši budoucí milovanou tabulku připravit, pojďme si prosvištět pár důležitých slovíček, které vám pomohou lépe pochopit, jak plán funguje a co od něj očekávat (nezapomeňte mrknout i na článek 50 nejdůležitějších slovíček pro startupisty!):

1. Výnosy (Revenues)
Částka, kterou firma získává z prodeje svých produktů nebo služeb. V cashflow evidenci (kdy řešíte skutečný tok peněz) se jedná o příjmy, v účetní evidenci (kdy se některé druhy příjmů mohou účetně rozepsat do širšího časového pásma) mluvíme o výnosech.

2. Náklady (Expenses)
Peníze, které firma vynakládá na provoz, výrobu, marketing a další aktivity. Zase – v cashflow používáme termín výdaje, v účetní evidenci náklady.

• Fixní náklady: Náklady, které se nemění s objemem výroby (např. nájem, platy, bankovní poplatky).
• Variabilní náklady: Náklady, které se mění podle objemu výroby (např. materiál na výrobu, logistika).

3. Hrubý zisk (Gross Profit)
Rozdíl mezi výnosy a přímými náklady na výrobu (např. náklady na materiál a pracovní sílu).

Hrubý zisk = Výnosy − Přímé náklady na výrobu

4. Čistý zisk (Net Profit)
Rozdíl mezi výnosy a všemi náklady firmy (včetně fixních, variabilních a daní).

Čistý zisk = Hrubý zisk − Ostatní náklady − Daně

5. Cash Flow (Tok peněz)
Rozdíl mezi příjmy a výdaji v konkrétním časovém období. Ukazuje, zda firma má dostatek peněz na úhradu svých závazků.

6. Marže (Margin)
Rozdíl mezi cenou produktu a jeho náklady, vyjádřený v procentech.

Marže = (Cena − Náklady) / Cena × 100

7. Aktiva (Assets)
Všechno, co firma vlastní a co má hodnotu.

• Dlouhodobá aktiva: Stroje, budovy, patenty.
• Krátkodobá aktiva: Peníze, zásoby, pohledávky.

8. Pasiva (Liabilities)
Všechno, co firma dluží.

• Krátkodobá pasiva: Dluhy splatné do jednoho roku (např. faktury).
• Dlouhodobá pasiva: Dluhy splatné za více než rok (např. hypotéka).

9. EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization)

Zisk před odečtením úroků, daní a odpisů. Ukazuje, jak si firma vede bez vlivu finančních a účetních vlivů. Používá se jako jeden z jednoduchých benchmarků pro porovnání výkonnosti firem.

10. Náklady na jednotku (Cost Per Unit)

Náklady spojené s výrobou nebo poskytováním jedné jednotky produktu nebo služby.

Náklady na jednotku = Celkové náklady / Počet vyrobených kusů

V praxi se můžete setkat s různými kombinacemi těchto pojmů, nebo s jejich lehkou modifikací. Např. z těch kouzel, která dokáží někteří jedinci udělat s definicí vlastního výpočtu EBITDA, by dostal vyrážku i Harry Potter!

Jak vytvořit finanční plán krok za krokem

Takže slovíčka už našprtaná máme, pojďme si vysvětlit co byste měli reálně udělat.

1. Stanovte si cíle… a začněte!

Než začnete plánovat finance, zamyslete se nad těmito otázkami:

• Jakého obratu chcete dosáhnout za rok, tři roky nebo pět let?
• Kolik musíte prodat, abyste pokryli náklady?
• Jaké investice potřebujete pro dosažení svých cílů?

Že jste si ještě takové otázky nepoložily? Řešíte své finance jen ze dne na den? Pojďte to změnit a základní cíle si nastavit! Cíle by měly být:

• Specifické (např. dosáhnout obratu 1 milion Kč za první rok).
• Měřitelné (mít ziskovou marži 20 %).
• Reálné (postavené na reálných datech, nikoli na přehnaném optimismu).

Celý finanční plán by měl být vaším pomocníkem k tomu, abyste těchto cílů dosáhli co nejdříve. Otevřete si Excel, nebo Google Sheets a pojďte si tam tento plán pomalu vytvářet a modelovat (na konci článku naleznete template který vám toto snažení ulehčí).

2. Sestavte přehled výnosů

Příjmy jsou základním kamenem každého finančního plánu. Pokud ještě nemůžete vycházet ze žádných čísel prodeje, tak odhadněte, kolik peněz vaše firma může prodejem produktů nebo služeb v budoucnu vydělat.

Jak odhadnout výnosy:

1. Určete cenu za jeden produkt nebo službu.
2. Odhadněte, kolik produktů nebo služeb prodáte za určité období a jak může tento prodej meziměsíčně stoupat.
3. Vynásobte počet prodaných jednotek jejich cenou.
4. Počítejte s tím že ve vašich odhadech budete přirozeně spíš optimističtí, trošku vaše očekávání na konci snižte.

3. Analyzujte náklady

Rozdělte náklady na fixní (nemění se s objemem výroby – nájem kanceláře, platy zaměstnanců, software, bankovní poplatky) a proměnné (závisí na množství výroby – materiál na výrobu zboží, balení, doprava).

Jak připravit náklady:

1. Zkuste si jednotlivé náklady rozdělit do logických souvisejících celků (marketing, vývoj, výroba) a dále pak rozpad do specifičtějších podskupin (vaše účetní vás za to bude milovat!)
2. V rámci těchto podskupin nejdětě pak ale až moc dopodrobna – např. stačí jeden řádek pro “software”, nemusíte mít na každém řádku každou jednu službu co platíte
3. Zase počítejte s tím že podvědomě budete náklady spíš podstřelovat – dejte je vždy spíš větší + si tam zaneste i nákladovou položku pro procentuální rezervu

4. Nastavte si prostor pro plánování

Rozepište si náklady a příjmy do jednotlivých měsíců, přičemž u každého měsíce evidujte vždy dva sloupečky – plán a reálný výsledek. Optimálně byste si na začátku roku/podnikání měli pečlivě promyslet a vyplnit všechny sloupečky “plán” a průběžně dopisovat data do sloupečků “reál”, tak jak se vám v daný měsíc bude dařit. Nebojte se zapojit do vyplňování vaší účetní – myslím si, že bude naopak ráda, že už nejedete tu divokou jízdu naslepo jako předtím :-).

Důležité je, abyste sloupečky s plánovaným stavem průběžně neupravovali dle skutečného stavu – pomůže vám to lépe se učit jak správně odhadovat jednotlivé položky. Nastavte si např. že na sloupeček “plán” sáhnete např. jen na konci kvartálů a roku na debatách s vašim managementem (nebo s vašim smutnějším já, pokud ješte management nemáte vybudovaný).

5. Naplánujte cash flow

Připravte si přehled toho jak skutečně tečou v daný měsíc peníze skrz váš účet (tzn. cash flow) ať víte, kolik peněz vám reálně zůstane na účtu na konci každého měsíce. Reálně píšu proto, protože čím budete větší tím víc si budete uvědomovat že účetní evidence peněz se trošku liší od té “selské” – častokrát se účetně zaevidují peníze např. do více měsíců, přestože jste je na učet obdrželi v jedné částce v jeden den. Tím si ale teď nemusíte trápit hlavu.

Sleduje příjmy, výdaje a konečný stav a plánujte případné investice tak, abyste byli schopni vždy zaplatit své závazky.

6. Připravte scénáře

Nikdo neví, co přinese budoucnost. Připravte si tři scénáře:
1. Optimistický: Poptávka je vysoká, náklady nízké.
2. Realistický: Situace odpovídá vašim odhadům.
3. Pesimistický: Nízká poptávka, vyšší náklady.

Jak už jsem psal – budete mít snahu podvědomě náklady spíš podceňovat a výnosy zveličovat. Pamatujte na to při svém plánování a snažte se připravovat na pesimistický scénář, abyste byli pak spíš příjemně překvapeni.

7. Držte si big picture

Mějte přehled o tom, jak si vedete v aktuálním roce a jednotlivých měsících, tak o vašich historických datech a plánech na ty budoucí.

Pokud si připravíte pěkný realistický plán na příštích 12 měsíců, vemte si věštěckou kouli a zkuste se zamyslet nad tím, jak by mohlo vypadat vaše podnikání za 2, 3, nebo 5 let. Využijte v excelu co nejvíc přenášení hodnot mezi buňkami a definování konstant a proměnných, ať tyto plány stále reflektují aktuální dění a vy s úpravou a hraním si s “co by, kdyby” nemáte moc práce.

Zároveň si archivujte vždy tabulky s minulými lety, ať můžete zpětně rychle dohledávat co je potřeba.

Vzorový finanční plán

Protože vím, jak je těžké udělat první krok, připravil jsem pro vás velmi jednoduchý vzorový finanční plán, v tomto případě pro začínající e-shop, v Google Sheets. Máte zde detailněji připravený aktuální rok, rozdělený do hrubých sekcí výnosů a nákladů a ty do jednotlivých měsíců, vždy s prostorem na plánování a výpis reálných čísel. Na konci pak naleznete ukazatel marže, EBITDA, zisků atd. a v dalším tabu pak summary posledních 2 let a plán na další 3. Směle si template zkopírujte, upravte podle svých specifik a používejte pro svoje účely.

Vzorový Template finančního plánu

Tipy pro úspěšný finanční plán

1. Začněte jednoduše: Nepotřebujete složité tabulky, resp. se do nich na začátku ani nepouštějte, stačí základní přehled příjmů a nákladů.
2. Pravidelně aktualizujte: Plán upravujte a doplňujte každý měsíc podle reálných výsledků a vždy se snažte znovu pochopit, co se ve vaší firmě děje a co byste na základě tvrdých čísel mohli zlepšit.
3. Zapojte experty: Pokud si nejste jisti, obraťte se na účetního nebo finančního poradce.
4. Buďte realisté: Nepřeceňujte odhady příjmů a nezapomínejte na nečekané výdaje a rezervy.

Finanční plán není jen dokument, který vyžadují investoři nebo banky. Je to mapa, která vám pomůže lépe proplouvat divokými vodami vašeho podnikání, předvídat výzvy a dosáhnout vašich cílů. Věnujte jeho tvorbě dostatek času, pracujte s reálnými daty a pravidelně ho aktualizujte. Odmění vás tím, že vás ochrání před mnoha zbytečnými problémy v budoucnosti!